Suivi de dossier EHPAD à Évreux : Le guide pour savoir où en est votre demande

Avant de savoir comment obtenir des nouvelles de son dossier à Évreux, il est utile de revenir sur les grandes étapes que suit un dossier classique :

• Dépôt du dossier (formulaire Cerfa 14732*01 et volet médical).
• Enregistrement puis instruction par le secrétariat de l’EHPAD visé.
• Analyse médicale et sociale interne à l’établissement ou par le médecin coordinateur.
• Étude en commission d’admission (fréquence variable, parfois mensuelle).
• Notification de la décision: admission, mise en liste d’attente ou refus motivé.

Ainsi, le suivi efficace d’un dossier consiste à se situer dans ces étapes et à bien identifier ses interlocuteurs.

En 2024, le système national Viatrajectoire facilite le suivi dans l’Eure, et donc à Évreux. Pour les familles qui ont fait une demande via ce portail (https://www.viatrajectoire.sante-ra.fr/), un accès utilisateur est créé lors du dépôt d’un dossier. Ce compte permet de :

• Consulter l’avancée du dossier (statut, pièces manquantes).
• Envoyer ou recevoir des messages sécurisés avec l’établissement.
• Gérer plusieurs demandes d’admission en parallèle (dans différents établissements).

Environ 85 % des EHPAD publics et privés non lucratifs à Évreux et dans l’Eure sont aujourd’hui connectés à Viatrajectoire (source : ADPA 27, 2023).

Mais certains établissements (notamment privés commerciaux ou maisons médicalisées associatives plus anciennes) continuent de traiter les dossiers sous format papier. Dans ces cas, le suivi passe encore par des échanges téléphoniques ou des courriels directs avec le secrétariat.

Le suivi d’un dossier ne consiste pas à multiplier les appels anxieux. Il s’agit de cibler le bon contact et d’anticiper les étapes clés où des relances sont justifiées :

1. Le secrétariat administratif de l’EHPAD reste l’interlocuteur central : il confirme la réception, vérifie la complétude, signale rapidement les pièces manquantes.
2. Le médecin coordonnateur (ou l’infirmière référente) intervient au stade de l’analyse médicale : il est rarement joignable directement, mais le secrétariat transmet les messages ou les demandes d’informations.
3. La famille ou l’aidant référent est toujours désigné dans le dossier et doit être clairement identifié pour éviter tout flottement dans la communication.

• Un délai de 2 à 4 semaines après le dépôt est souvent nécessaire avant une première relance administrative (sauf cas d’urgence signalée par l’hôpital ou le médecin traitant).
• Pensez à préciser le nom de la personne, la date de dépôt et, si possible, un numéro de dossier lors de chaque prise de contact.
• À Évreux, certaines structures comme la Maison de Retraite La Providence ou les EHPAD publics mutualisent parfois leur service admission : une seule équipe administrative gère les dossiers pour plusieurs établissements du secteur.

Contrairement aux idées reçues, les délais à Évreux sont relativement stables : ils oscillent entre 1 et 3 mois pour les places non urgentes, selon la dépendance (GIR 1-2 ou 3-4) et la saison (les demandes sont plus nombreuses à la rentrée et à l’hiver, selon le site de la préfecture de l’Eure).

Pour les admissions dites “urgentes” (retour d’hospitalisation, perte brutale d’autonomie) :

• Demandez au service hospitalier ou au médecin traitant d’envoyer une attestation d’urgence au service admission de l’EHPAD, ce qui peut accélérer l’étude du dossier.
• Dans des cas très prioritaires, des places temporaires ou en “accueil de crise” peuvent être attribuées dans certains établissements, et le traitement du dossier est alors accéléré : la réponse peut être donnée sous 72h.

Selon le rapport 2023 de la CNSA (Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie), le temps moyen de traitement d’un dossier hors urgence dans la région Normandie est de 38 jours.

Vous avez le droit, en tant que famille, tuteur ou futur résident, d’obtenir à tout moment :

• Un accusé de réception du dossier (écrit ou électronique).
• Des informations sur la place du dossier (en attente, en commission, incomplet...).
• Une notification écrite de la décision finale (acceptation, liste d’attente, refus motivé).
• La liste exacte des pièces jugées manquantes, le cas échéant.

En cas de silence prolongé (plus de 2 mois sans nouvelle alors que le dossier est complet), il est légitime – et recommandé – d’écrire un courrier en recommandé à la direction de l’établissement.

Enfin, la loi oblige tout EHPAD à publier ses critères d’admission et à informer clairement des suites données à chaque demande (article L.311-5 du Code de l’action sociale et des familles, source légifrance).

À Évreux, le réseau des CCAS (Centres Communaux d’Action Sociale) et les Pôles Autonomie de la Ville proposent un accompagnement dans le suivi du dossier, surtout pour les personnes isolées. Leur présence est un atout : ils peuvent relancer au nom de la famille ou signaler des situations particulières à la direction d’un EHPAD public ou associatif. Le CCAS d’Évreux est joignable au 02 32 31 88 42 et l’antenne France Services de Navarre peut aussi dépanner sur place.

La ville compte 11 établissements d’hébergement médicalisé pour personnes âgées. Certains, comme l’EHPAD La Providence ou Résidence Les Sablons, indiquent précisément sur leur site internet l’avancement du dossier ou donnent un contact e-mail dédié, ce qui offre un suivi personnalisé.

Enfin, la commission de coordination des admissions, mise en place par plusieurs EHPAD du secteur Sud Évreux – La Madeleine, Saint-Michel, Saint-Taurin – traite les dossiers plusieurs fois par mois pour accélérer les prises de décision (source : Annuaire Officiel Personnes Âgées 2024).

• Respecter le bon tempo : relancer trop tôt est contre-productif. Laisser passer au moins 15 jours après la première dépose du dossier, sauf situation urgente connue de tous les interlocuteurs.
• Se prémunir des pertes de pièces : conservez une copie complète de votre dossier (papier ou scannée). Certains établissements signalent des pièces « jamais reçues » alors qu’elles étaient jointes.
• Être précis dans la communication : toujours rappeler les éléments d’identification du dossier, cela fait gagner du temps au secrétariat.
• Multiplier les demandes : déposer des dossiers dans plusieurs EHPAD augmente les chances d’avoir une réponse rapide (un résident sur deux environ à Évreux dépose au moins deux dossiers – source Drees, 2022).

À noter : la plupart des EHPAD d’Évreux traitent les candidatures dans l’ordre d’arrivée, mais peuvent accorder une priorité médicale ou sociale en cas d’évolution de la situation du demandeur. Signalez tout changement de santé ou de situation familiale jusqu’à l’admission effective. 

Mieux connaître le circuit administratif d’un dossier EHPAD, ses personnes-clés et les outils modernes de suivi permet de traverser ce moment souvent pénible plus sereinement. Le suivi ne dépend pas du hasard : il s’agit de comprendre les délais locaux, d’utiliser les outils en ligne comme Viatrajectoire quand ils existent, ou d’aller directement à la source administrative en cas de doute.

À Évreux, les familles peuvent compter sur un tissu de services sociaux actifs et sur quelques initiatives propres aux établissements pour fluidifier l’information. N’hésitez pas à solliciter l’entourage, à multiplier les dossiers et à documenter toutes vos démarches pour garder la main sur l’avancement de votre demande.

Pour rester informé des évolutions réglementaires et des outils mis à votre disposition à Évreux, la consultation régulière des sites institutionnels et des permanences CCAS ou France Services demeure précieuse.